Löydä tapahtuma- ja promootioprojekteja
Etsitkö uusia toimeksiantoja tapahtumien järjestämiseen, promootioihin tai messuille?
Tyoonissa yksityishenkilöt ja yritykset voivat julkaista tapahtumien suunnitteluun, promootioihin, messuille, juhliin ja muihin tilaisuuksiin liittyviä tehtäviä. Palveluntarjoajana voit tutustua avoimiin tehtäviin, valita osaamiseesi ja aikatauluusi sopivat toimeksiannot ja lähettää asiakkaalle oman tarjouksesi. Tehtävä voi olla esimerkiksi koko tapahtuman suunnittelua, yksittäinen promootiopäivä tai tapahtumapäivän koordinointia sen mukaan, millaisesta toimeksiannosta on kyse.
Tyoon sopii tapahtumatuottajille, promoottoreille, juhlien järjestäjille, messuedustajille, tapahtumakoordinaattoreille, kevytyrittäjille, toiminimiyrittäjille sekä pienille ja suuremmille tapahtuma-alan yrityksille.
Rekisteröityminen on maksutonta, eikä palvelussa ole kuukausimaksua.
Tärkeää
Tyoon ei ole henkilöstövuokrausyritys eikä työnantaja. Palvelu on tarkoitettu itsenäisille palveluntarjoajille ja yrityksille, jotka etsivät itsenäisiä tapahtuma- ja promootioalan toimeksiantoja — ei työpaikkailmoituksia henkilöstöpalveluiden kautta.
Millaisia tapahtuma- ja promootiotehtäviä julkaistaan?
Asiakkaiden tarpeet voivat vaihdella yksittäisen promootiopäivän järjestämisestä laajempaan tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen.
Tyoonissa voidaan julkaista esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- • tapahtuman kokonaisvaltainen suunnittelu ja toteutus
- • tuote-esittelyt ja promootiot kaupoissa tai messuilla
- • konferenssien ja seminaarien järjestäminen
- • yksityistilaisuuksien, kuten syntymäpäivien, järjestäminen
- • häiden suunnittelu ja koordinointi
- • yritystapahtumien ja virkistyspäivien järjestäminen
- • messuosastojen rakentaminen ja messuedustus
- • markkinatapahtumien ja myyntitapahtumien järjestäminen
- • konserttien ja esiintymisten tuotantoapu
- • tapahtumapäivän koordinointi ja aikataulutus
- • muut tapahtumien ja promootioiden järjestämiseen liittyvät käytännön tehtävät
Voit itse päättää, millaisiin tehtäviin vastaat. Sinun ei tarvitse ottaa vastaan tehtäviä, jotka eivät sovi osaamiseesi, saatavuuteesi tai pätevyyteesi.
Kenelle tapahtuma- ja promootiotehtävät sopivat?
Tyoonin kautta julkaistavat tehtävät voivat sopia sekä yksittäisille järjestäjille ja promoottoreille että suuremmille tapahtuma-alan yrityksille.
Palvelu voi sopia sinulle, jos:
- • suunnittelet ja toteutat erilaisia tapahtumia
- • teet tuote-esittelyjä ja promootioita
- • järjestät konferensseja tai seminaareja
- • suunnittelet yksityistilaisuuksia tai häitä
- • järjestät yritystapahtumia tai virkistyspäiviä
- • rakennat messuosastoja tai edustat asiakasta messuilla
- • koordinoit tapahtumapäivän kulkua
- • haluat löytää lisää säännöllisiä asiakkaita nykyisten toimeksiantojen rinnalle
Tyoon ei ole työnantaja eikä henkilöstövuokrausyritys. Asiakkaat julkaisevat palvelussa tehtäviä, joihin itsenäiset palveluntarjoajat ja yritykset voivat lähettää omia tarjouksiaan.
Tapahtuman kokonaisvaltainen suunnittelu ja toteutus
Osa asiakkaista tarvitsee apua koko tapahtuman suunnittelussa ideasta toteutukseen asti.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • tapahtuman konseptin ja ohjelman suunnitteluun
- • sopivan tilan tai paikan etsimiseen
- • aikataulun ja budjetin laatimiseen
- • alihankkijoiden, kuten catering- tai äänentoistoyritysten, koordinointiin
- • tapahtuman markkinointiin ja kutsujen lähettämiseen
- • tapahtumapäivän käytännön toteutukseen
Selvitä ennen tarjouksen tekemistä, kuinka laajasta kokonaisuudesta on kyse ja mitä osa-alueita asiakas odottaa sinun hoitavan itse ja mitkä hän hoitaa itse tai muiden toimijoiden kanssa.
Tuote-esittelyt ja promootiot
Yritykset hakevat usein apua tuotteidensa esittelyyn kaupoissa, messuilla tai muissa promootiotilaisuuksissa.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • tuotteiden esittelyyn ja maistatuksiin kaupoissa
- • promootiotapahtumien järjestämiseen kauppakeskuksissa
- • esitteiden ja markkinointimateriaalin jakamiseen
- • kilpailujen ja arvontojen vetämiseen tapahtumassa
- • brändin edustamiseen tapahtumissa
- • asiakaspalautteen keräämiseen tapahtuman aikana
Varmista, että tunnet esiteltävän tuotteen tai palvelun riittävän hyvin voidaksesi vastata asiakkaiden kysymyksiin, ja kysy tarvittaessa asiakkaalta lisämateriaalia tai koulutusta ennen tapahtumaa.
Konferenssit ja seminaarit
Yritykset ja yhteisöt järjestävät konferensseja ja seminaareja, joiden käytännön järjestelyihin tarvitaan usein ulkopuolista apua.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • tilaisuuden käytännön järjestelyihin, kuten rekisteröintipisteen hoitamiseen
- • ohjelman ja aikataulun koordinointiin tapahtumapäivänä
- • tekniikan, kuten äänentoiston ja esitystekniikan, toimivuuden varmistamiseen
- • osallistujien opastamiseen tapahtumapaikalla
- • tarjoilujen ja taukojen aikataulutukseen
- • materiaalien ja nimikylttien valmisteluun
Sovi etukäteen selkeästi, mistä osa-alueista vastaat itse ja mistä vastaa asiakas tai muut alihankkijat, jotta tapahtumapäivänä vastuunjako on selvä kaikille.
Yksityistilaisuudet
Yksityishenkilöt tarvitsevat usein apua esimerkiksi syntymäpäivien, valmistujaisten tai muiden juhlien järjestämiseen.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • juhlan teeman ja ohjelman suunnitteluun
- • juhlatilan somistamiseen
- • tarjoilujen suunnitteluun ja järjestämiseen
- • musiikin tai viihteen järjestämiseen
- • kutsuvieraiden hallinnointiin
- • juhlapäivän käytännön koordinointiin
Sovi asiakkaan kanssa etukäteen selkeästi budjetista ja siitä, mitä palveluita hinta sisältää, esimerkiksi somistuksen purkamisen juhlan jälkeen.
Häät
Häiden suunnittelu ja koordinointi on laaja kokonaisuus, johon monet parit hakevat ulkopuolista apua.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • hääpäivän aikataulun ja ohjelman suunnitteluun
- • juhlapaikan ja alihankkijoiden, kuten cateringin, kukkien ja musiikin, koordinointiin
- • hääjuhlan somistukseen
- • hääpäivän kulun koordinointiin paikan päällä
- • kutsuvierasluettelon ja istumajärjestyksen hallinnointiin
- • budjetin seurantaan
Kerro selkeästi tarjouksessasi, mitä hääkoordinointipalvelusi sisältää, esimerkiksi suunnitteletko koko tapahtuman vai koordinoitko vain hääpäivän kulkua.
Yritystapahtumat
Yritykset järjestävät esimerkiksi virkistyspäiviä, pikkujouluja ja muita henkilöstö- tai asiakastilaisuuksia.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • virkistyspäivien ja tiimipäivien suunnitteluun ja toteutukseen
- • pikkujoulujen ja muiden juhlien järjestämiseen
- • asiakastilaisuuksien koordinointiin
- • ohjelman ja aktiviteettien järjestämiseen
- • tarjoilujen ja tilojen varaamiseen
- • tapahtuman budjetin hallinnointiin
Selvitä osallistujamäärä ja asiakkaan toiveet tapahtuman luonteesta hyvissä ajoin, jotta osaat tehdä tarjouksen, joka vastaa asiakkaan tarpeita.
Messut
Yritykset tarvitsevat apua messuosastojen rakentamisessa ja messuilla edustamisessa.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • messuosaston suunnitteluun ja rakentamiseen
- • messumateriaalien ja -tuotteiden kuljettamiseen paikalle
- • asiakkaan edustamiseen messuosastolla
- • kävijöiden vastaanottamiseen ja tuotteiden esittelyyn
- • yhteystietojen keräämiseen messujen aikana
- • messuosaston purkamiseen tapahtuman jälkeen
Tarkista messujärjestäjän säännöt osaston rakentamisesta, aikatauluista ja purkamisesta ennen tarjouksen tekemistä.
Markkinatapahtumat
Markkinat ja muut myyntitapahtumat vaativat usein käytännön järjestelyapua kauppiaiden ja järjestäjien tueksi.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • markkina-alueen suunnitteluun ja myyntipaikkojen järjestämiseen
- • kauppiaiden opastamiseen ja käytännön avustamiseen
- • markkina-alueen siisteydestä huolehtimiseen tapahtuman aikana
- • markkinoiden pystytykseen ja purkamiseen
- • kävijöille suunnatun ohjelman järjestämiseen
Osa markkina- ja myyntitapahtumista voi vaatia järjestäjältä tai kauppiailta erillisiä lupia, esimerkiksi kunnalta tai muulta viranomaiselta. Selvitä yhdessä asiakkaan kanssa, kenen vastuulla mahdollisten lupien hankkiminen on, äläkä oleta lupa-asioiden olevan automaattisesti kunnossa.
Konsertit ja esiintymiset
Konserttien ja muiden esiintymisten järjestäminen vaatii usein tuotantoapua ennen tapahtumaa ja sen aikana.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • lavan ja tekniikan pystytyksen avustamiseen
- • esiintyjien vastaanottamiseen ja aikataulun koordinointiin
- • yleisön opastamiseen ja järjestyksenvalvonnan tukemiseen
- • äänentoiston ja valaistuksen käytännön avustamiseen
- • tapahtuman purkamiseen esityksen jälkeen
Selvitä etukäteen, vaatiiko tehtävä esimerkiksi järjestyksenvalvojan korttia tai muuta erillistä pätevyyttä, ja tarjoa vain sellaisia tehtäviä, joiden hoitamiseen sinulla on tarvittava osaaminen.
Tapahtumapäivän koordinointi
Monet asiakkaat hakevat apua nimenomaan itse tapahtumapäivän sujuvaan koordinointiin, vaikka suunnittelu olisikin jo tehty.
Tehtävä voi liittyä esimerkiksi:
- • aikataulun seuraamiseen ja ohjelman etenemisen varmistamiseen
- • alihankkijoiden ja henkilökunnan koordinointiin paikan päällä
- • yllättävien tilanteiden ratkaisemiseen tapahtumapäivänä
- • vieraiden opastamiseen tapahtumapaikalla
- • yhteydenpitoon asiakkaan kanssa tapahtuman aikana
Tutustu etukäteen huolellisesti asiakkaan tapahtumasuunnitelmaan ja aikatauluun, jotta pystyt koordinoimaan päivää sujuvasti myös yllättävissä tilanteissa.
Millä yritysmuodolla tapahtuma- ja promootiopalveluita voi tarjota?
Tyoonia voivat käyttää erilaisilla yritysmuodoilla toimivat palveluntarjoajat. Jokainen palveluntarjoaja vastaa itse laskutuksesta, veroista, vakuutuksista, toiminnan rekisteröinneistä sekä mahdollisista lupa- ja pätevyysvaatimuksista.
Freelancer ilman omaa yritystä
Yksittäisiin ja lyhytkestoisiin tapahtuma- ja promootiotehtäviin voi joissakin tapauksissa osallistua myös ilman omaa yritystä tai laskutuspalvelua, jos asiakas maksaa palkkion sinulle työkorvauksena ja huolehtii ennakonpidätyksestä verokorttisi mukaisesti. Varmista aina etukäteen asiakkaan kanssa, miten palkkio maksetaan ja kuka vastaa ennakonpidätyksestä. Kun teet toimeksiantoja säännöllisesti tai laajemmassa mittakaavassa, kevytyrittäjyys tai muu yritysmuoto voi olla tarpeen.
Tämä voi sopia esimerkiksi silloin, kun:
- teet yksittäisiä, lyhytkestoisia promootio- tai avustustehtäviä
- et halua tässä vaiheessa rekisteröityä yrittäjäksi tai käyttää laskutuspalvelua
- asiakas on valmis maksamaan palkkion suoraan sinulle työkorvauksena
Kevytyrittäjä
Kevytyrittäjyys voi sopia henkilölle, joka haluaa tehdä tapahtuma- ja promootiotehtäviä säännöllisemmin ja laskuttaa työnsä laskutuspalvelun kautta. Tarkista aina laskutuspalvelusi ehdot ja varmista, että suunnittelemasi palvelu voidaan laskuttaa sen kautta.
Kevytyrittäjyys voi sopia esimerkiksi silloin, kun:
- teet töitä sivutoimisesti
- otat vastaan useamman tehtävän kuukaudessa
- haluat kokeilla palveluiden tarjoamista ennen yrityksen perustamista
- tarjoat palveluita henkilökohtaisesti ilman työntekijöitä
- teet promootio-, avustus- tai koordinointitehtäviä, jotka eivät vaadi erillistä toimilupaa
Toiminimiyrittäjä
Toiminimi voi sopia itsenäiselle tapahtumajärjestäjälle tai promoottorille, joka haluaa rakentaa pidempiaikaista asiakaskuntaa. Tyoon voi auttaa löytämään uusia asiakkaita ja täydentämään nykyistä työkalenteria.
Toiminimellä toimiva palveluntarjoaja voi esimerkiksi:
- hankkia säännöllisiä yksityis- ja yritysasiakkaita
- tarjota tapahtumasuunnittelu- ja koordinointipaketteja
- tehdä sopimuksia yritysasiakkaiden kanssa
- laskuttaa suoraan asiakkaita
- rakentaa omaa yritysprofiilia ja asiakaskuntaa
Osakeyhtiö eli Oy
Oy-muotoinen tapahtuma- tai promootioyritys voi käyttää Tyoonia uusien asiakkaiden ja tarjouspyyntöjen löytämiseen. Yritys voi itse päättää, mihin tehtäviin se lähettää tarjouksen.
Palvelu voi sopia yritykselle, jolla on:
- useita tapahtumakoordinaattoreita tai promoottoreita
- oma kalusto, kuten äänentoisto- tai messurakennelaitteisto
- yritysasiakkaita
- laajempi toiminta-alue
- kapasiteettia usean tapahtuman samanaikaiseen toteutukseen
Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö
Myös avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö voi rekisteröityä Tyooniin palveluntarjoajaksi. Tämä voi sopia esimerkiksi perheyritykselle tai useamman tapahtuma-alan ammattilaisen yhdessä pyörittämälle palvelulle.
Näin löydät tapahtuma- ja promootiotehtäviä Tyoonista
1. Luo palveluntarjoajaprofiili
Rekisteröidy palveluntarjoajaksi ja kerro, millaisia tapahtuma- ja promootiopalveluita tarjoat.
Lisää profiiliin ainakin:
- palvelusi, esimerkiksi tapahtumasuunnittelu, promootiot tai messuedustus
- toiminta-alueesi
- kokemuksesi
- saatavuutesi
- käyttämäsi kielet
- yritysmuotosi
- mahdolliset koulutukset ja pätevyydet
2. Tutustu avoimiin tehtäviin
Asiakkaat kuvailevat tehtävässä tarvitsemansa palvelun, tapahtuman luonteen, sijainnin, aikataulun ja mahdollisen budjetin. Lue tehtävän kuvaus huolellisesti ja pyydä tarvittaessa lisätietoja ennen hinnan vahvistamista.
3. Lähetä asiakkaalle tarjous
Tarjouksessa kannattaa kertoa:
Hyvässä tarjouksessa kerrotaan:
- ehdotettu hinta
- onko hinta tunti-, päivä- vai kiinteä hinta
- milloin voit tehdä työn
- arvioitu työn kesto
- sisältyvätkö esimerkiksi matka- tai materiaalikulut hintaan
- mahdolliset lisäkulut
- mitä palveluun tarkalleen sisältyy
4. Sovi yksityiskohdista ennen työn aloittamista
Kun asiakas hyväksyy tarjouksesi, sopikaa kirjallisesti työn sisällöstä, hinnasta, aikataulusta sekä siitä, kuka vastaa mahdollisista muutoksista, lisätöistä tai peruutuksista.
Miten palvelun hinta muodostuu?
Tapahtuma- ja promootiopalvelun hintaan voivat vaikuttaa esimerkiksi:
- • tehtävän sisältö ja laajuus
- • tapahtuman koko ja kesto
- • suunnitteluun ja valmisteluun kuluva aika
- • tarvittava kalusto ja materiaalit
- • matkakulut
- • kiireellisyys
- • ilta- ja viikonlopputyö
- • avustavan henkilökunnan tarve
Pidä tapahtuman budjetti ja oma palkkiosi erillään toisistaan. Kerro tarjouksessasi selkeästi, mikä osa hinnasta on omaa palkkiotasi ja mikä esimerkiksi kalusto-, materiaali- tai alihankintakuluja. Voit hinnoitella palvelusi esimerkiksi kiinteällä hinnalla, tuntiveloituksella, päivähinnalla tai prosenttiosuutena tapahtuman kokonaisbudjetista — valitse tapa, joka sopii parhaiten kyseiseen tehtävään. Kerro tarjouksessa selkeästi, mitä hintaan sisältyy ja mitä veloitetaan mahdollisesti erikseen.
Mitä Tyoonin käyttäminen maksaa?
Tyooniin rekisteröityminen on maksutonta, eikä palvelussa ole kuukausimaksua.
Voit selailla avoimia tehtäviä ja päättää itse, mihin niistä haluat lähettää tarjouksen.
Tyoon veloittaa palveluntarjoajalta palvelumaksun vain toteutuneesta ja valmistuneesta tehtävästä voimassa olevien käyttöehtojen mukaisesti. Jos asiakas ei valitse tarjoustasi, palvelumaksua ei veloiteta.
Vinkkejä hyvään palveluntarjoajaprofiiliin
Hyvä profiili auttaa asiakasta arvioimaan luotettavuuttasi ja osaamistasi.
Lisää profiiliisi:
- • selkeä kuvaus palveluistasi
- • toiminta-alueesi
- • kokemuksesi erilaisista tapahtumatyypeistä
- • esimerkkejä aiemmin toteuttamistasi tapahtumista tai projekteista
- • yrityksen tiedot
- • mahdolliset koulutukset ja pätevyydet
- • saatavuutesi
- • kielitaitosi
- • tiedot vakuutuksista
- • mahdolliset suosittelut
Pidä palvelukuvaus täsmällisenä. Älä väitä hoitavasi esimerkiksi lupa-asioita tai muita viranomaisvastuita, ellei se kuulu selkeästi sovittuun palveluusi.
Usein kysytyt kysymykset
Aloita tapahtuma- ja promootiotehtävien etsiminen
Luo palveluntarjoajaprofiili ja kerro, tarjoatko tapahtumasuunnittelua, promootioita, messuedustusta vai tapahtumapäivän koordinointia.
Voit tutustua asiakkaiden julkaisemiin tehtäviin ja lähettää tarjouksia vain niihin tehtäviin, jotka sopivat osaamiseesi ja aikatauluusi.